Wie bei vielen von euch ist mein Job stark von Kommunikation getrieben. Nachrichten in Slack, Teams, zwischen Tür und Angel auf dem Flur, Calls und ja, nicht zu vergessen: E-Mails. E-Mails sind nicht nur die schlechteste Form der Kommunikation (unsicher, langsam, fast wie Briefe verschicken, dazu kaputte Kommunikationsmuster), sie werden auch noch aktiv und passiv zur Aufgabenverwaltung missbraucht.
Wenn du gerade mehr als zehn E-Mails in deinem Postfach hast, lass mir ein ❤️ da. Mehr als 100? Schreib mir einen Kommentar. Tausend, sagst du? Du brauchst ernsthaft Hilfe!
Ein übervolles Postfach mit gelesenen und ungelesenen Mails zu öffnen, erhöht deinen Stresspegel (Habe ich vergessen zu antworten? War da nicht eine wichtige Nachricht?). Manche Leute markieren E-Mails zusätzlich als wichtig oder mit einem Aufgaben-Flag.
Und ich bin mir ziemlich sicher, dass du dein Mailprogramm auch als Datenbank bzw. Ablage für all die wichtigen PowerPoints und Excel-Sheets nutzt, die sonst nirgendwo gespeichert sind. Wie gesagt: ein kaputtes System.
Zero Mail Inbox
Das Konzept von Zero Inbox ist einfach: Du hast das Ziel, zu Beginn bzw. am Ende jedes Tages ein leeres Postfach zu haben. Das heißt, du löschst, archivierst, delegierst oder beantwortest jede E-Mail, die bei dir eingeht. Es ist ein systematischer Umgang mit E-Mails, der dafür sorgt, dass du nichts Wichtiges verpasst und dein Postfach gleichzeitig aufgeräumt bleibt.
Einer der größten Vorteile von Zero Inbox ist, dass du bei deinen Aufgaben den Überblick behältst. Du kannst deine Arbeit effektiv priorisieren, wenn du genau weißt, welche E-Mails du beantworten oder nachverfolgen musst. Du brauchst dafür eine Routine, ein E-Mail-Programm, das dich gut unterstützt, und eine strikte, starke Mentalität (denn Routinen entstehen nicht über Nacht).
Tools
Viele Artikel zu diesem Thema steigen direkt tief beim Aufbau der Routine ein. Ich fange bei den Tools an, denn wenn die dich nicht gut unterstützen, wird eine Routine aufzubauen X-mal schwieriger.
Als Erstes brauchst du eine To-do-App, die auf dem Handy und auf dem Rechner verfügbar ist. Das ist nötig, weil es bei Zero Mail Inboxing um Prioritäten geht. Ich habe einiges ausprobiert und bin inzwischen bei Superlist gelandet (keine Werbung, Free to use, Sitz in Deutschland).
Warum eine ToDo App? Ich versuche, meine Aufgaben in natürlicher Sprache zu formulieren. Das zwingt mich, über die eigentliche Handlung nachzudenken und dadurch wird sie automatisch klarer! Alternativen zu Superlist gibt’s genug, ich glaube, das ist reine Geschmackssache.
Wichtig ist, dass du Aufgaben mit Datum und Uhrzeit anlegst und sie mit @ oder # labelst und kategorisierst.
Ein Beispiel
Als Nächstes: Um effizient mit E-Mails zu arbeiten und sie leichter zu sortieren, ist eine gute E-Mail-Software essenziell, mit der du schnell und einfach suchen und organisieren kannst.
Privat habe ich anfangs Gmail genutzt und bin während meines Lernprozesses auf Proton Mail umgestiegen (auch aus Souveränitätsgründen). Tatsächlich spare ich mir dabei sogar finanziell was und die User Experience auf Desktop, Mobile und im Web ist fantastisch. Beruflich nutze ich Outlook, geht auch, ist etwas langsam.
Die Archivfunktion ist extrem nützlich und ja, jeder Mail-Dienst bietet sie an, nur wird sie nie benutzt. Deswegen ist es wichtig, den Shortcut zu lernen oder zu konfigurieren. In Proton ist das einfach die Taste “A”.
In der Web Variante von Proton Mail gibt es auch Deeplinks zu den E-Mails. Das ist besonders praktisch, wenn du in deinen To-dos auf eine E-Mail verweist. Du kopierst den Link zur Mail und nutzt ihn in der zugehörigen Aufgabe. Wenn du die Aufgabe später nachverfolgst, kommst du direkt an die E-Mail, ohne sie im Postfach suchen zu müssen.
Vorbereitung
Um wirklich mit einem Zero Mail Inbox zu starten, musst du erst einmal auf null E-Mails im Postfach kommen. 🎉Surprise!!!🎉 Du könntest den harten Weg gehen und einfach alle Mails ins Archiv schieben. Ich würde das nicht empfehlen, weil du damit nur die Symptome behandelst und nicht die Ursache, und weil es dir nicht hilft, in deiner Routine zu bleiben.
Ich bin mit den folgenden Schritten gestartet:
Suche in deinen E-Mails nach dem Wort „unsubscribe“ oder „abmelden“ und melde dich von allen Newslettern ab, die dich wirklich nicht interessieren. (Lösche oder archiviere diese dann auch gleich.)
Geh in deinen Spam- bzw. Junk-Ordner und schau nach, ob dort aus Versehen Mails gelandet sind. Wenn ja, verschieb sie zurück ins Postfach. Das ist wichtig, weil es wegen des nächsten Schritts irgendwann schwierig wird, diese Mails wiederzufinden.
Geh die E-Mails des letzten Monats in deinem Postfach durch. Alles, was Spam ist (Headhunter, direkte Verkaufsversuche und so weiter), kannst du in den Spam- bzw. Junk-Ordner verschieben oder als Junk markieren. In Zukunft übernimmt dein Mail-Anbieter das für dich.
Benachrichtigungen. Dieser Punkt liegt bei dir. In meinem Job bekomme ich Unmengen an Notifications aus unserem internen Wiki, von GitHub und von anderen Plattformen, die wir mit unseren Kunden nutzen. Ich schalte sie ab und packe sie in meine tägliche Checkliste, die als wiederkehrende Aufgabe für jeden Tag angelegt ist.
Mail-Trains: Manchmal braucht es etwas Aufklärung bei den anderen. E-Mails sind furchtbar, um zu diskutieren oder sich gegenseitig zu kommentieren. Identifiziere Mail-Trains und verlagere sie in ein passendes Format wie Slack, oder mach einfach ein Meeting, um die Sache zu klären.
Mit diesen Schritten bist du bereit, an deinem Zero Mail Inbox zu arbeiten:
Geh alle E-Mails durch und räum auf. Ehrlich gesagt habe ich das nur für den letzten Monat gemacht und ansonsten gezielt nach relevanten Themen und Personen gesucht. Alles andere ist ins Archiv gewandert. Wenn etwas dringend oder wichtig ist, bleibt es keinen Monat liegen, die Leute kommen schon von selbst auf dich zurück.
Jetzt kannst du anfangen, deine Gewohnheiten zu formen. Und das wird kein Spaziergang.
Gewohnheiten
Vom E-Mail-Sklaven zu vier Wochen am Stück mit leerem Postfach hat es bei mir fast ein halbes Jahr gedauert. Und selbst jetzt fällt es mir schwer, es sauber zu halten. Ein langes Wochenende, Urlaub oder ein paar Tage beim Kunden oder auf einer Konferenz zerlegen deine Gewohnheit schneller, als du „Ich will nicht mit einem dreckigen Postfach leben“ sagen kannst.
Die Dinge aus der Vorbereitung sind gleichzeitig die Dinge, die du beibehalten musst, um deine Gewohnheiten zu etablieren.
Bei jeder eingehenden E-Mail musst du in Sekundenbruchteilen entscheiden:
Kann ich schnell antworten und die Mail ins Archiv schieben?
Ist es Müll (löschen) oder Spam (in den Spam-/Junk-Ordner)?
Ist es eine systemgenerierte Mail (abmelden oder Konfiguration ändern)?
Ist es eine größere Sache, für deren Beantwortung du ordentlich Zeit brauchst (Aufgabe anlegen, Mail verlinken, Mail archivieren)?
Einfach, oder? Diese Routine musst du mindestens 100 Tage lang jeden Tag durchziehen. Das ist deine Challenge. Und erst wenn du so lange erfolgreich warst, darfst du es Routine nennen.
Zero Mail Inboxing hat mir geholfen:
Müll in Sekundenbruchteilen auszusortieren
klare Prioritäten zu haben
meine Zeit besser zu managen
mich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren
aufgabengetrieben und fokussiert zu arbeiten
Ein Zeichen für zu viel Arbeit oder Stress
Jetzt, wo ich in einer sehr guten Routine bin, zeigt mir ein über längere Zeit volles Postfach, dass ich gerade zu viel auf dem Teller habe. Widerspricht sich das nicht? ROutine und volles Postfach? Nein, wenn ich Zero Inbox einfach weiter durchziehe nach einer schwachen Phase, dann ist das ok.
Am Ende ist das für mich ein Indikator, dass ich etwas ändern oder bestimmte Aktivitäten zurückfahren muss. Vor Zero Mail Inbox war mein Postfach einfach immer voll, jetzt ist es ein Leuchtturm, der ein klares Signal gibt.
Zum Schluss: Der Zero-Inbox-Ansatz war für mich ein echter Gamechanger. Simple, effektiv durchzusetzen und verleitet nicht zu viel unnötigem Schnickschnack wie Regeln zum Verschieben in Ordnern. Es hat mir geholfen, meine Arbeitslast effizienter zu managen und lässt mich bei meinen Aufgaben den Überblick behalten.
Es ist aber wichtig, sich klarzumachen, dass dieser Ansatz Disziplin und Organisation braucht. Ich habe über sechs Monate gebraucht, um in die Routine zu kommen und gelegentlich kämpfe ich immer noch. Vor allem mit dem Erfassen von Aufgaben in einer ToDo App hapert es ganz oft. Aber die Vorteile von Zero Inbox sind unbestreitbar. Es hilft, den Kopf freizubekommen und erlaubt es sich auf das Wichtige zu konzentrieren.
Also probier es aus und schau, wie es deine Art zu arbeiten verändern kann!